Sinopsis

Esta guía práctica le presenta en detalle las funciones del software de correo electrónico Microsoft® Outlook. Se ha elaborado utilizando las versiones 2019 y Office 365, y está dirigida a cualquier persona que desee descubrir el conjunto de sus herramientas y posibilidades y profundizar en ellas.

Tras la descripción del entorno, verá cómo enviar mensajes basados o no en una plantilla; cómo responder a un mensaje o reenviarlo, recuperar un mensaje enviado por error o marcar un mensaje para su seguimiento. Descubrirá la Bandeja de entrada Prioritarios y aprenderá a gestionar los archivos adjuntos. Para completar sus mensajes, aprenderá a insertar una firma, un archivo, un calendario, etc.

Se le mostrará en detalle cómo configurar su correo electrónico: elegir el formato de los mensajes, crear una o varias firmas, configurar un mensaje de fuera de la oficina, definir un formato condicional de los mensajes (por ejemplo, mostrar en rojo los mensajes cuyo Asunto contiene la palabra Presupuesto), gestionar el correo no deseado y automatizar las tareas repetitivas con la ayuda de los pasos rápidos (por ejemplo, reenviar automáticamente determinados mensajes a su superior).

La tercera parte del libro trata sobre el Calendario. Aquí aprenderá a gestionar su agenda para planificar citas, eventos, enviar una invitación a una reunión y responder a invitaciones de este tipo; publicar, compartir sus calendarios y crear grupos de calendarios. Outlook le permite también gestionar sus contactos, planificar tareas y crear notas. Se le mostrará cómo administar todos los elementos utilizados en Outlook: seleccionarlos, buscarlos, ordenarlos, filtrarlos, agruparlos, organizarlos por categorías...

Hay un capítulo dedicado a archivar los mensajes y a la creación de archivos de datos de Outlook (.pst).

El último capítulo trata sobre la configuración de su software de mensajería: cómo modificar y crear nuevas vistas, gestionar los grupos de accesos directos y las carpetas, añadir cuentas de correo electrónico y personalizar la cinta de opciones.

Índice

Entorno
¿Qué es Microsoft Outlook?
Iniciar/salir de Outlook 201
El panel de carpetas
Utilizar la barra de navegación
La barra de tareas pendientes
El panel de lectura
El panel de personas
Usar y administrar la cinta de opciones
Modificar la vista de una carpeta
Mostrar la lista de carpetas
Usar la ayuda intuitiva
Enviar un mensaje
¿Qué es el correo electrónico?
Modificar la vista de una carpeta de mensajes
Modificar la disposición del contenido de una carpeta
Utilizar la bandeja de entrada Prioritarios
Usar la vista Conversación
Crear y enviar un mensaje
Dictar un mensaje con la voz
Crear un mensaje con un diseño de fondo o un tema de Outlook
Crear un mensaje basado en un formato particular
Las plantillas de mensaje
Reenviar un mensaje
Recuperar/reemplazar un mensaje ya enviado
Establecer la importancia y el carácter de un mensaje
Marcar un mensaje para su seguimiento
Enviar un mensaje que incluya una votación
Definir las opciones de seguimiento de un mensaje
Definir las opciones de envío de un mensaje
Recibir un mensaje
Consultar un mensaje recibido
Declarar los mensajes como leídos o no leídos
Responder a un mensaje
Reenviar un mensaje recibido
Responder a un mensaje votando
Recibir un mensaje con datos adjuntos
Contenido de un mensaje
Insertar una firma
Insertar un archivo
Insertar un calendario
Insertar un elemento de Outlook
Imprimir el contenido de los mensajes
Correo electrónico: configuración
Administrar la vista previa de los mensajes
Escoger el formato predeterminado de los mensajes
Mostrar los mensajes como texto sin formato
Crear una o varias firmas
Firmar automáticamente los mensajes
Aplicar un diseño de fondo o un tema de Outlook por defecto
Modificar la fuente por defecto de los mensajes
Elegir cómo ser avisado de la llegada de nuevos mensajes
Configurar los mensajes de respuesta/reenvío
Administrar la vista de Conversación
Administrar la barra Sugerencias de correo electrónico
Administrar el correo electrónico cuando está fuera de la oficina
Aplicar un formato condicional al texto de los mensajes
Administrar el correo electrónico no deseado
Administrar los mensajes usando el Asistente para reglas
Usar los pasos rápidos para automatizar las tareas repetitivas
Calendario: cuestiones generales
¿Qué es el Calendario?
Acceder al Calendario
Las vistas de la carpeta Calendario
Ver otra fecha
Acceder al elemento anterior o siguiente
Personalizar la vista actual
Administrar la barra de previsiones meteorológicas del Calendario
Ver varios calendarios
Gestionar varias zonas horarias
Guardar un calendario como archivo iCalendar
Elementos del calendario
Crear una cita
Crear un evento
Convertir un mensaje en cita o en evento
Modificar un elemento del Calendario
Repetir un elemento
Reenviar un elemento
Quitar una repetición de elemento
Responder a un aviso
Aplicar un formato condicional a las citas y reuniones
Eliminar elementos del Calendario
Mover un elemento
Crear un calendario suplementario
Reuniones
Crear una reunión
Agregar/quitar asistentes/recursos a una reunión
Responder a la convocatoria de una reunión
Responder a una reunión proponiendo un nuevo horario
Eliminar una reunión
Impresión del Calendario
Imprimir el calendario
Imprimir los elementos del Calendario
Definir las características de configuración para cada estilo
Definir los márgenes y la orientación para un estilo de impresión
Definir encabezados y pies de página para un estilo de impresión
Calendario: configuración
Establecer la semana y las horas de trabajo
Mostrar los números de las semanas en el Explorador de fechas
Administrar los días festivos
Compartir y grupos de calendarios
Los grupos de calendarios
Compartir un Calendario
Abrir un Calendario compartido
Outlook para hoy
¿Qué es la página Outlook para hoy?
Acceder a la página Outlook para hoy
Personalizar la página Outlook para hoy
Contactos
¿Qué es la carpeta Contactos?
Acceder a la carpeta Contactos
Las vistas de la carpeta Contactos
Crear un contacto
Modificar la tarjeta de visita electrónica asociada a un contacto
Agregar contactos a Favoritos
Buscar rápidamente un contacto
Vincular contactos
Imprimir los contactos
Enviar la información de un contacto por correo electrónico
Crear un grupo de contactos
Modificar un grupo de contactos
Descubrir las diferentes libretas de direcciones
Agregar integrantes a la Libreta de direcciones de Outlook
Eliminar integrantes de la Libreta de direcciones de Outlook
Tareas
¿Qué es una tarea?
Acceder a la carpeta Tareas
Las vistas de la carpeta Tareas
Crear una tarea
Crear una tarea periódica
Seguir el estado de una tarea
Asignar una tarea a terceros
Responder a una solicitud de tarea
Transformar un mensaje, una cita o una nota en tarea
Agregar un mensaje/un contacto a la lista de tareas
Notas
¿Qué es una nota?
Acceder a la carpeta Notas
Modificar la vista de las notas
Crear una nota
Consultar/modificar una nota
Reenviar una nota a una o más personas
Personalizar la vista Iconos
Administración de los elementos
¿Qué es un elemento?
Convertir en privado un elemento
Seleccionar los elementos
Utilizar la búsqueda instantánea
Efectuar una búsqueda avanzada
Mover elementos a otra carpeta
Copiar elementos en otra carpeta
Eliminar elementos
Ordenar elementos
Agrupar elementos
Expandir/contraer los grupos de elementos
Filtrar elementos
Imprimir elementos
Configurar la página de impresión
Categoría de los elementos
Asignar una o varias categorías a un elemento
Asignar/modificar la categoría clic rápido
Administrar las categorías principales de Outlook
Mostrar los elementos por categoría
Filtrar elementos de una categoría
Mostrar todos los elementos de una categoría
Archivar
Archivar los mensajes
Administrar cómo se archivan los mensajes
Exportar elementos a un archivo de datos de Outlook (.pst)
Importar elementos
Abrir un archivo de datos de Outlook (.pst)
Limpiar el buzón
Vista
Crear una nueva vista
Administrar las columnas de una vista
Modificar las fuentes de una vista de tipo Tabla
Autorizar la modificación directa de los datos
Personalizar la vista de tipo Tabla
Mostrar los campos vacíos (vista Tarjeta)
Accesos directos
Agregar un grupo de accesos directos
Cambiar el nombre a un grupo de accesos directos
Quitar un grupo de accesos directos
Modificar el orden de un grupo de accesos directos
Crear un acceso directo dentro de un grupo
Mover un acceso directo
Cambiar el nombre a un acceso directo
Eliminar un acceso directo
Carpetas
¿Qué es una carpeta?
Crear una carpeta
Crear/administrar grupos de carpetas
Crear una carpeta de búsqueda
Eliminar una carpeta
Mover una carpeta
Cambiar el nombre de una carpeta
Añadir/eliminar carpetas de Favoritos
Asociar una página web a una carpeta
Crear un nuevo elemento en una carpeta pública
Copiar un archivo en una carpeta pública
Compartir una carpeta
Abrir la carpeta de otro usuario
Conocer sus derechos sobre una carpeta
Cuentas de correo electrónico
Agregar una cuenta de correo electrónico
Enviar un mensaje escogiendo una cuenta
Eliminar una cuenta de correo electrónico
Grupos de envío o recepción
Seguridad
Personalizar la cinta de opciones
Mostrar/ocultar pestañas
Crear una nueva pestaña o un nuevo grupo
Administrar las pestañas o los grupos
Agregar o eliminar comandos a grupos personalizados
Restablecer la configuración predeterminada
Exportar o importar personalizaciones
Anexos
Métodos abreviados
Símbolos
índice